Bir projenin nasıl başlatıldığını ve nasıl yürütüldüğünü hiç merak ettiniz mi ? Proje, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç elde etmek amacıyla yürütülen, kısa süreli bir çalışmadır. Günlük iş faaliyetleri projelerden farklı olarak, devamlılığı olan, kendi içinde tekrar eden ve sürdürülen işler barındıran süreçlerdir.
Her projede bulunan üç ana sabitin anlaşılması çok önemlidir: zaman, maliyet ve kapsam. Bu sabitlerden birinin değişmesinin, diğerlerinden birini veya her ikisini de etkileyeceği gerçeği unutulmamalıdır. Zaman sabiti proje faaliyetlerinin tamamlanması için gereken zamanı belirtmektedir. Gerekli maliyet, faaliyetlerinin uygulama aşamasında belli olup; kapsam sabiti, hedeflerini ve amaçlarını gerçekleştirmek için yürütülmesi gereken faaliyetlere kurs sağlar.
Her projenin; bir kararı, faaliyeti, teslim aşamasını etkileyebilen, bunlardan etkilenebilen, etkilendiğini algılayan paydaşları veya ilgili tarafları vardır. Paydaşlar; sponsor, proje ekibi, proje çıktısı son kullanıcısı, tedarikçi, taşeronlar, hükümet, yerel topluluklar, medya, vs. olabilir. Bir projenin başlatılmasında; proje için, nakit veya ayni, mali kaynakları sağlayacak bir kişi veya gruptan oluşan, bir proje sponsoruna ihtiyaç duyulur. Projenin planlanması ve yürütülmesinden proje ekibi sorumludur. Bu ekip, faaliyetlerini programına göre yürüten ekip üyelerinden ve bir proje yöneticisinden oluşur. Proje yöneticisi, projenin başarısı için tüm sorumluluğu üstlenen kişidir. Başarılı olmak için, belirli bilgi birikimine, becerilere, araçlara ve yönetim tekniklerine sahip olması gerekir.
Projeler, proje yönetimi ilkeleri kullanılmadan da tamamlanabilir. Ancak bu ilkeler kullanılırsa, zaman ve maliyet açısından etkililik daha çok artar. Proje yönetimi, Proje döngüsünün veya beş temel proje aşamasının anlaşılmasını sağlar. Başlatma, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol, Kapanış.
Başlatma aşaması, bir projeyi neden başlatmak istediğimize karar verdikten sonra başlar. Projenin başlatılması için geçerli bir nedenin olması çok önemlidir. Böylece projenin, başarılı bir şekilde uygulamasıyla tamamlanacak olan hedefi veya olumlu değişikliği belirlenmiş olur. Bu aşamada, daha fazla proje planlaması için tüm temeli oluşturup; proje fizibilitesi, sponsoru, muhtemel ortakları, hedefleri ve en önemlisi, proje kapsamını belirlemek durumunda oluruz.
Projenin kapsamı paydaşların taleplerine göre belirlenir. Bu nedenle bu taleplerin düzgün bir şekilde bir araya getirilmesi önemlidir. Talep; bir üründe, hizmette veya sonuçta paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak için bulunması gereken bir şart veya yeterliliktir. Taleplerin alınması sürecinde, yöneticiler paydaşların taleplerini analiz der, zaman çizelgesini ve bütçeyi inceler. Daha sonra, beklentiler ve gerçekler arasında oluşabilecek uyuşmazlıkları belirler. Paydaşlar projenin kapsamını anlamalı ve bu kapsama bağlı kalmalıdır. Bu durum ancak proje paydaşlarının kaliteli bir iletişim içerisinde, beraber çalışarak kapsamı belirlemeleri ile mümkündür. Paydaşların beklentilerini düzgün bir biçimde karşılamak, destekleyici olmaları açısından önemlidir. Çünkü projenin başarılı – veya başarısız olduğunu bildirecek merci bu kişilerdir.
Proje gerekliliklerini belirledikten sonra, çıktılarını belirlememiz gerekir. Çıktılar, bir projenin gereksinimlerden doğan; projenin tamamından veya belirli bir kısmından kazanılan başarıdan dolayı üretilmesi veya elde edilmesi beklenen. Ölçülebilir ve denetlenebilir verilerdir. Bir sonraki adım, projenin amacını gerçekleştirmesi için ulaşılması gerek hedeflerinin belirlenmesidir. Her proje hedefinin, ulaşılabilir olması için, pek çok çıktısının olması gerekir. Bir projede genellikle, projenin amacına başarı sağlayan bir ya da. birden fazla hedef ve hedef(ler)e ulaşıldığın belirten çıktılar bulunur. Etkili olabilmek için, her projenin SMART kriterlerine bağlı kalması gerekir. Bu nedenle bir projenin hedeflerini belirlerken, her biri: Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanla sınırlı olmalıdır.
Paydaşların gereksinimlerini öğrendikten, çıktıları ve hedeflerini belirledikten sonra, Planlama aşaması için her şey hazırdır. Bu aşamada hedeflere ve çıktılara ulaşabilmek. için neyin, kim tarafından, nasıl, ne zaman ve hangi kaynaklarla yapılacağını detaylarıyla belirlemek gerekir. Gerekli bütün işleri yönetilebilir birimlere ayırmak için, İş Dökümü Yapısı kullanılır. Bu Yapı, çıktıların üretilmesini, yapılacak faaliyetleri ve alt faaliyetleri hedefleyen iş paketlerinden oluşan, çıktı odaklı, hiyerarşik dağılımdır. İş Dökümü Yapısı dağılımı tamamlandığı zaman, elimizde projedeki tüm faaliyetlerin bulunduğu bir liste olur. Ve bu doğrultuda, projenin uygulama aşamasının sorunsuz gitmesi için her iş paketinin, faaliyetin ve alt faaliyetin sorumlularına atamasını yapmamız gerekir.
Planlama aşamasındaki bir sonraki adım proje programının hazırlanmasıdır. Projenin programı bize, her bir faaliyetin ne zaman yapılması gerektiğini, bu zamana kadar nelerin yapıldığını ve hangi kısımların tamamlanması gerektiğini söyler. Programın gösterilmesinde en çok kullanılan ve kullanışlı yöntemlerden biri faaliyetlerin zamana karşı görüntülendiği Gantt şemasıdır. Çıktıların alınmasındaki gayretlerin tümü maliyet koşullarında belirtilebileceğinden dolayı. İş Dökümü Yapısı kapsamındaki tüm faaliyetlerin toplamı projenin toplam bütçesini oluşturur. Bütçe oluştururken iki ana yaklaşım vardır. Toplam bütçe maliyetinin tahmin edilmesinde yardımcı olan yukarıdan-aşağıya ve alttan-üste yaklaşımı. Farklı maliyetleri, projenin bütçesinde farklı olarak ifade edilmektedir. Faaliyetlerin maliyeti, birim işçilik maliyetleri ile çoğaltılan ve materyal maliyetleri ile genişletilen iş yükü olarak açıklanmaktadır. İşçilik maliyetleri süre miktarı (mühendis günleri, adam ayları, vs.) veya. Mali değer (brüt işçilik maliyeti) olarak ifade edilir. ve materyal maliyetleri para birimleriyle ifade edilir.
Planlama aşamasında aynı zamanda risk yönetimi veya risk azaltma süreci yer alır. Risk yönetiminde öncelikle riskleri belirlememiz, daha sonra proje hedeflerine yönelik tehditleri azaltmak ve fırsatları. Geliştirmek için, bunların projeye etkilerini değerlendirmemiz ve riskleri azaltmamız veya seçenekler ve eylemler geliştirmemiz gerekmektedir.
Genel planlama çıktılarının tümü (kapsam, bütçe, program, vs.) Proje planının bir parçasıdır. Bu planı, en azından proje ekibinin ve kilit paydaşlarının onaylaması, kabul etmesi gereken bir belgedir.
Proje Yürütme Aşamasında, proje ekibi ve Yöneticisinin dikkati proje faaliyetlerinin planlanmasından, yapılan işlere katılmaya, bu işleri gözlemlemeye ve analiz etmeye yönelir. Bu aşama aynı zamanda uygulama aşaması olarak da bilinir. Daha önceki aşamada planlanan Proje bu noktada faaliyete geçirilir.
Proje İzleme ve Kontrol Aşaması, Proje Yürütme Aşaması ile paralel gider ve böylece proje çalışmaları yürütülürken, uygun düzeyde gözetim ve düzeltici eylem uygulanarak proje izlenmiş ve kontrol edilmiş olur. Bu aşamada paydaşların izleme beklentilerinin çok önemli olduğu kısmı da unutulmamalıdır. Projenin hedefleri istenilen kaliteyi karşılamak zorundadır. Bu kalite, proje kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılayabilirken bizlerin de altından kalkabileceği bir kalite olmalıdır. Gerekenden daha yüksek bir kalite, özellikle daha yüksek maliyetlerle sonuçlanırsa, müşterileri veya kullanıcıları memnun etmeyecektir. Dahası, gereksiz maliyetlerin düzeltilmesi mümkün değildir. Çalışmalar yürütüldükçe, bazı değişiklikler talep edilebilir. Bu değişiklikler proje kapsamının, süresinin, bütçesinin veya işlevinin değiştirilmesini talep edebilir. Değişiklik talebi olarak adlandırılan resmi bir belgeye dâhil edilmesi gerekir.
Bir projenin başarısız olmasında pek çok neden vardır. Başarısız olan her projenin kendi içinde sorunları bulunur. Ancak genellikle bu sorunlar şu başarısızlık kategorilerine ayrılır: zaman yönetimi, maliyet yönetimi, kapsam yönetimi ve kalite yönetimi.
Proje Döngüsüne ait son aşama Kapanış Aşamasıdır. Bu aşama nihai çıktıların müşteriye sunulması, belgelerinin teslim edilmesi, tedarikçi sözleşmelerinin sonlandırılması, kaynaklarının sonlandırılması. Ve tüm paydaşlarla proje bitimi ile ilgili iletişim kurulması aşamalarını kapsar. Bu aşamanın sonunda, paydaşlarla yapılacak kutlama, paydaşların projenin başarısı sonucunda kendilerini iyi hissetmeleri için gereklidir.
Başlama Aşaması Projenin veya aşamanın başlatılması için yetki alınarak, var olan projeye ait yeni bir projenin veya aşamanın belirlenmesi için izlenen süreçler
Başlangıç Toplantısı Proje ekibi ve proje hizmet kullanıcısı ile yapılan ilk toplantı
Çıktılar Bir sürecin, aşamanın veya projenin tamamlanması amacıyla üretilen hizmetin gerçekleştirilmesi için özgün ve kanıtlanabilir ürün, sonuç veya yeterlilikler.
Değişiklik istekleri. Bir projenin bitirilmesi, nihai ürünlerin ulaştırılması ve paydaşlara rapor edilmesi için gerekli tüm nihai süreçleri içerir.
Gantt şeması Zamana karşı görüntülenen proje faaliyetlerinin gösterilmesi için kullanılan proje yönetimi aracı
Gereklilikler Başarılması gerek hedef; sözleşmenin veya resmi olarak ifade edilen maddelerin yerine getirilmesi için bir üründe, hizmette veya sonuçta bulunması gereken koşul.
İlerleme gereksinimleri Müşterilerin bir ürünle nasıl etkileşim içine gireceklerini ve bu ürünün diğer ürünlerle nasıl etkileşim içine gireceğini belirleyen proje gereksinimleri türü.
İş Dökümü Yapısı (WBS) Proje hedeflerinin ve istenilen çıktıların oluşturulması için proje ekibi tarafından yapılacak işlerin çıktı odaklı, hiyerarşik olarak dağılımı.
İş paketleri İş Dökümü Yapısının başlıca unsurları
İzleme ve Kontrol Aşamaları Proje yönetimi planında belirtilen performans hedeflerinin yerine getirilmesi için kat edilen ilerlemeyi takip etme, inceleme ve düzenleme.
Kalite Ürünün veya sonucun müşterinin veya son kullanıcının ihtiyaçlarını karşıladığı derece
.
Kapanış Aşaması Bir projenin bitirilmesi, nihai ürünlerin ulaştırılması ve paydaşlara rapor edilmesi için gerekli tüm nihai süreçleri içerir.
Kapsam Nihai hedeflerin ve proje amacının gerçekleştirilmesi için yapılması gereken faaliyetlere içgörü sağlar.
.
Maliyet Bütçelemesi Bir maliyet temeli oluşturmak için, bireysel faaliyetlere veya iş paketlerine ait tahmini maliyetlerin bir araya toplandığı süreç.
Operasyon(lar) Organizasyonun başlıca işlerinde bulunan, devam etmekte olan rutin faaliyetler
Paydaş(lar) Bir proje kararı, faaliyeti veya teslim aşamasını etkileyebilen, bunlardan etkilenebilen, veya etkilendiğini algılayan birey, grup veya organizasyon
Planlama aşaması Proje teslimini sağlayan proje dokümanlarının oluşturulduğu süreçler.
Proje Özgün bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturmak için yapılan geçici süreli işler
Proje döngüsü Bir projeyi başlangıcından sonuna kadar (özellikle beş temel aşamada; Başlatma, Planlama, Yürütme, Kontrol Etme, Bitirme) yönetme ve kontrol etme süreci.
Proje ekibi Projenin planlanması ve yürütülmesinden sorumlu grup
Proje planı Projenin nasıl yürütülmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi gerektiğini belirleyen, resmi, onaylı bir belge
Proje üçgeni Her projede birbirine bağımlı sabitler; zaman, maliyet ve kapsam
Proje yöneticisi Projenin başarısı için bütün sorumluluğa sahip kişi.
Projenin amacı Proje ile başarılması hedeflenen olumlu değişikliği belirler.
Risk azaltma Bir proje ile ilgili risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılması için gereken tedbir veya tedbirler
SMART (hedefler) Hedeflerin belirlenmesinde rehber olması için kriterleri ifade eden bir kısaltma – SMART (Specific: Belirli, Measurable: Ölçülebilir, Achievable: Kazanılabilir, Relevant: İlgili, Time-bound: Zaman sınırlı
Sponsor(lar) Proje için, nakit veya ayni, mali kaynakları sağlayacak bir kişi veya grup
Ürün gereksinimleri Çıktıların özelliklerini belirleyen proje gereksinimleri türü
Yürütme Aşaması Uygulama; projenin proje yönetim planını gerçekleştirmek için kişilerin ve diğer kaynakların bir arada bulunduğu aşama.
